هل يمكنك تحمل عدم الأتمتة؟ نظامنا التلقائي بالكامل يوفر 87 ألف دولار سنويًا!

وأظل أرى نفس المشكلة. ينمو الفريق، ويتراكم العمل، ويصبح اليوم مليئًا بالمهام المتكررة. يقوم شخص ما بنسخ البيانات من أداة إلى أخرى. يرسل شخص ما نفس المتابعة مرة أخرى. يقوم شخص ما بفحص جداول البيانات يدويًا. كل مهمة تبدو صغيرة في حد ذاتها. التكلفة ليست صغيرة. هذا هو المكان الذي تغير فيه الأتمتة الرياضيات. لا أقصد استبدال الأشخاص. أعني إزالة العمل الذي يستنزف الوقت والتركيز. عندما يقضي فريق صغير 10 ساعات أسبوعيًا في التحديثات اليدوية والمتابعة وإعداد التقارير، فإن التكلفة السنوية تنمو بسرعة. بسعر 30 دولارًا للساعة، أي 15600 دولارًا. أضف العملاء المتوقعين المفقودين، والردود البطيئة، والعمل الإضافي، وإعادة العمل، ويمكن لبعض الفرق تحقيق وفورات تقترب من 87 ألف دولار سنويًا من تصميم سير العمل بشكل أفضل. لقد رأيت هذا النمط في شركة خدمات صغيرة. أخبرني المالك عن ثلاث مشكلات يومية: - انتظر العملاء المحتملون وقتًا طويلاً للرد - كانت عمليات التحقق من الفواتير بحاجة إلى مراجعة يدوية - استغرقت التقارير الأسبوعية نصف يوم ولم يكن الإصلاح نظامًا عملاقًا. قام الفريق بإعداد توجيه العملاء المتوقعين وتذكيرات الدفع وسحب التقارير. بقي الموظفون على حالهم. بدا العمل أخف وزنا. لاحظ المالك تغييرًا بسيطًا سريعًا: جاءت الردود في وقت أسرع، وكانت السجلات بها أخطاء أقل، وكان لدى الفريق مساحة أكبر للعمل الذي يحتاج إلى لمسة إنسانية. وجهة نظري بسيطة. تخطي الأتمتة، وستستمر في الدفع مقابل العمل المزدحم. هذه هي الطريقة التي سأبدأ بها: - خريطة المهام المتكررة التي ألقي نظرة عليها في العمل الذي يحدث كل يوم أو كل أسبوع. - اختر الخطوة الأبطأ أختار الخطوة التي تسبب التأخير أو الأخطاء. - ربط الأدوات المستخدمة بالفعل أبدأ بالتطبيقات التي تحتوي على البيانات بالفعل. - تتبع رقم واحد أشاهد وقت الرد أو الساعات المحفوظة أو عدد الأخطاء. - قم بإضافة تدفق آخر فقط بعد أن يعمل الأول بشكل جيد وأحافظ على سهولة استخدام الإعداد. لن أبدأ بنظام كبير يمس كل شيء. سأبدأ صغيرًا. يمكن لتدفق متابعة العميل المحتمل البسيط أن يوفر أكثر من مجرد إعداد مبهرج لا يستخدمه أحد. يمكن لتذكير الدفع قطع الشيكات المتأخرة دون إضافة المزيد من المكالمات. يمكن للتقرير الذي يبني نفسه أن يمنح المدير جزءًا من الأسبوع. إذا تحدثت بصراحة، فإن التشغيل الآلي يعمل بشكل أفضل عندما يزيل الاحتكاك، وليس الأشخاص. يجب أن يبيع مندوب المبيعات. يجب على وكيل الدعم حل المشاكل. يجب على المدير اتخاذ القرارات. لا ينبغي لأي منهم أن يقضي اليوم في نقل البيانات من ورقة إلى أخرى. ولهذا السبب فإن السؤال الحقيقي ليس: "هل أستطيع تحمل تكاليف التشغيل الآلي؟" والسؤال الحقيقي هو: "هل يمكنني الاستمرار في الدفع مقابل المهام التي يمكن للنظام التعامل معها؟" إذا كان فريقك لا يزال يكرر العمل يدويًا، فسألقي نظرة على الاختناقات الثلاثة الأولى اليوم. يمكن لهذه الخطوة أن تغير التكلفة والسرعة والعمل اليومي بطريقة حقيقية.

أسمع دائمًا نفس الجملة من فرق العمليات وفرق المبيعات والمؤسسين: "أعلم أنه لا ينبغي القيام بذلك يدويًا، لكنه لا يزال كذلك". ومن هنا تبدأ النفايات. لا يبدو العمل اليدوي مكلفًا دائمًا في البداية. تبدو صغيرة. تحديث جدول البيانات هنا. مهمة النسخ واللصق هناك. فحص في وقت متأخر من الليل قبل صدور التقرير. ثم تتراكم الساعات. الأخطاء تتراكم أيضا. حقل ضائع. متابعة بطيئة. تأخير يدفع الصفقة أو الشحنة أو الدفع إلى الدورة التالية. لقد رأيت هذا النمط عدة مرات. كان أحد الفرق التي عملت معها يضم خمسة أشخاص يقضون جزءًا من كل يوم في نقل البيانات بين الأدوات، والتحقق من الإدخالات، وإصلاح الأخطاء الصغيرة. لم تكن هناك مهمة واحدة ثقيلة. فعل المجموع. عندما قمنا بتخطيط العملية، كانت التكلفة المخفية قريبة من 87 ألف دولار على مدار عام بمجرد حساب العمالة وإعادة العمل. هذا الرقم لم يأت من الضجيج. لقد جاء ذلك من سجلات الوقت وخطوات العملية والساعات الضائعة لتكرار العمل. ولهذا السبب أضغط على الأتمتة بشدة. ليس لأن الأتمتة تبدو جيدة في العرض التقديمي. لأنه يعطي الناس وقتهم مرة أخرى. إليك ما يتغير عندما أستبدل عملية يدوية بنظام تلقائي: • تنتقل البيانات دون إدخال يدوي • تنتقل المهام إلى الخطوة التالية دون أن يلاحقها أحد • تخرج التنبيهات عند ظهور مشكلة • يتم إنشاء التقارير من البيانات الحية بدلاً من الملفات القديمة • تقضي الفرق وقتًا أقل في إصلاح الأخطاء ووقتًا أطول في العمل الذي يحتاج إلى حكم. أحب الأنظمة البسيطة. يجب أن يشعر نظام السيارات الجيد بالهدوء. ولا ينبغي أن يخلق فوضى جديدة لمجرد إزالة فوضى قديمة. عندما أساعد فريقًا في إعداد هذا الأمر، أبدأ بنقطة الألم الأكثر إيلامًا. والأمر الشائع هو التعامل مع الرصاص. يأتي العميل المتوقع. يفتح شخص ما صندوق بريد وارد، ويقرأ الرسالة، ويلصق التفاصيل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، ويعينها، ويرسل ردًا، ويتحقق مرة أخرى لاحقًا لمعرفة ما إذا كانت المتابعة قد حدثت أم لا. تبدو هذه السلسلة طبيعية حتى أحسب عدد العملاء المحتملين الذين يظلون خاملين دون سبب وجيه. التدفق الأفضل هو المباشر: • وصول العميل المتوقع • يلتقط النظام البيانات • يتم تعيين العميل المتوقع بواسطة القاعدة • يخرج الرد على الفور • يتم إنشاء المهمة التالية دون تأخير يمكن أن يؤدي هذا التغيير البسيط إلى تغيير وتيرة المسار بأكمله. أرى أيضًا نفس الألم في العمل المالي والإداري. الفواتير تنتظر الموافقة. تتم إعادة تسمية الملفات يدويًا. تحدث تحديثات الحالة من خلال سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. تأخير صغير يتحول إلى تأخير أطول. يبدأ الناس بالتساؤل: "من لديه هذا؟" و"هل أرسلنا ذلك؟" هذه علامة على أن العملية تحتاج إلى هيكل. يساعد نظام السيارات الجيد بطريقة واضحة وعملية. يمكنه: • توجيه الطلبات إلى الشخص المناسب • إرسال تذكيرات عند توقف إحدى الخطوات • تسجيل كل إجراء حتى لا يضيع أي شيء • الحفاظ على السجلات نظيفة وسهلة العثور عليها • تقليل تكرار الكتابة والتحقق المتكرر أنا أهتم بهذا الأمر لأنني شاهدت أشخاصًا أذكياء يهدرون طاقتهم في المهام التي يجب على النظام التعامل معها. لا أعتقد أن الأتمتة تهدف إلى استبدال الأشخاص. أعتقد أن الأمر يتعلق بإزالة السحب. إذا كان فريقك لا يزال يقوم بنفس العمل يدويًا كل يوم، فسأنظر إلى ثلاثة أشياء: • كم عدد الخطوات التي يتم تكرارها • كم عدد الخطوات التي تحتاج إلى نفس البيانات • كم عدد التأخيرات الناتجة عن انتظار شخص ما للعمل عندما تكون هذه الإجابات واضحة، يصبح الإصلاح أكثر وضوحًا أيضًا. لا يحتاج نظام السيارات المناسب إلى أن يكون مبهرجًا. ويجب أن تكون موثوقة وسهلة المتابعة وبسيطة الضبط عندما تتغير العملية. وهذا هو الجزء الذي أثق به. عندما يتم العمل وفقًا للقواعد بدلاً من الذاكرة، يتنفس الفريق بشكل أسهل. عندما تنخفض الأخطاء، يلاحظ العملاء. وعندما تعود ساعات العمل، يمكن للمديرين استخدام هذا الوقت في أعمال النمو، وليس التنظيف. لقد رأيت العمل اليدوي يستنزف الميزانيات والروح المعنوية في نفس الوقت. لقد رأيت أيضًا نظامًا نظيفًا يغير هذا النمط بسرعة. إذا كنت لا تزال تفعل ذلك يدويًا، فلن أسمي ذلك مشكلة صغيرة. أود أن أسميها التكلفة التي تستمر في الظهور كل أسبوع.

كنت أعتقد أن المهام الصغيرة غير ضارة. عدد قليل من الشيكات اليدوية للفواتير. عدد قليل من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة الفائتة. بضع ساعات ضائعة في التقارير الأسبوعية. ثم نظرت إلى التكلفة الحقيقية، وكان الرقم أكبر مما توقعت. لم يكن الألم مشكلة كبيرة أبدًا. لقد كانت كومة من الصغار. قام فريقي بنسخ نفس البيانات في ثلاثة أماكن. لقد طاردنا الخيوط باليد. لقد أجبنا على نفس الأسئلة مرارا وتكرارا. لقد أصلحنا الأخطاء التي جاءت من العمل المتسرع. بدت كل وظيفة بسيطة. لقد استنزفوا معًا الأموال والتركيز والزخم. ولهذا السبب أحب الأتمتة. لا أقصد استبدال الأشخاص. أعني إزالة العمل الذي يبقي الناس مشغولين ولكنه لا يساعد على نمو الأعمال. عندما تجري عملية ما بنفس الطريقة كل يوم، فإنني أطرح سؤالاً واحدًا: هل يمكن للنظام أن يفعل ذلك بشكل أفضل مني؟ في كثير من الحالات، الجواب هو نعم. يمكن أن يساعد إعداد الأتمتة القوي الشركة على توفير المال في عدة أماكن: - قضاء وقت أقل في إدخال البيانات يدويًا - عدد أقل من العملاء المحتملين المفقودين - أخطاء أقل في الفوترة - ردود أسرع للعملاء - تقارير أكثر وضوحًا - حاجة أقل للعمل الإداري المتكرر لقد رأيت المالكين يتجاهلون هذه التسريبات لأن كل واحدة منها تبدو صغيرة. هذا هو الفخ. إن تكرار مهمة مدتها خمس دقائق عبر الفريق يصبح تكلفة حقيقية على مدار عام. يمكن أن تصبح الاستجابة المفقودة للعميل المحتمل خسارة في الإيرادات. يمكن أن تؤدي الفاتورة المتأخرة إلى إبطاء التدفق النقدي. يمكن أن يؤدي الخطأ في التقرير إلى قرار سيء. هذا هو المكان الذي تكون فيه الفكرة وراء "الاحتفاظ بمبلغ 87 ألف دولار إضافية كل عام" منطقية. بالنسبة إلى العمل المناسب، يمكن أن يأتي هذا النوع من العدد من إزالة الساعات الضائعة، وتقليص الأخطاء، وتشديد المتابعة. لن أعد أبدًا بنفس النتيجة لكل شركة. ومع ذلك، فقد رأيت ما يكفي لأعرف هذا: عندما تعمل شركة ما على العمل اليدوي، تضيع الأموال بطرق هادئة. نهجي بسيط. أبدأ بالعمل الذي يتكرر كل أسبوع. متابعة الرصاص تأتي أولا. إذا قام شخص ما بملء نموذج، أريد أن يتم إرسال الرد بسرعة، وتعيين مهمة، ومسار المتابعة جاهزًا. الاستجابة البطيئة يمكن أن تقتل الاهتمام. يمكن لسير العمل البسيط أن يحافظ على دفء العميل الرئيسي دون بذل جهد إضافي من فريقي. الفواتير تأتي بعد ذلك. أحب تشغيل التذكيرات وتحديثات الدفع والتحقق من حالة الفاتورة دون تأخير. عندما يتعامل النظام مع الخطوات الروتينية، يمكن لفريق العمل التركيز على الاستثناءات بدلاً من متابعة كل حساب يدويًا. ثم ألقي نظرة على التقارير. لا أريد أن يقضي الأشخاص نصف يوم في نسخ الأرقام في جدول بيانات. أريد لوحات معلومات نظيفة تسحب البيانات من الأدوات المستخدمة بالفعل. وهذا يمنحني رؤية أوضح ويوفر ساعات كل شهر. خدمة العملاء هي فوز سهل آخر. أسئلة كثيرة تتكرر. حالة الطلب. تغييرات التعيين. مساعدة في الحساب الأساسي. يمكن لتدفق الرد الذكي التعامل مع الحالات البسيطة وتوجيه الحالات الأصعب إلى الشخص. وهذا يحافظ على ثبات أوقات الاستجابة وتقليل العبء على الفريق. مثال حقيقي يبقى معي. كان لدى إحدى شركات الخدمات الصغيرة التي عملت معها شخص واحد يقضي معظم وقته كل صباح في نماذج القبول والردود اليدوية على البريد الإلكتروني وتحديثات التقويم. لم يكن هناك شيء صعب في العمل. لقد كان ثابتًا فقط. وبعد أن قمنا بإعداد بعض عمليات التشغيل الآلي البسيطة، توقف هذا الشخص عن القيام بنفس المهام مرارًا وتكرارًا. تم الرد على المكالمات بشكل أسرع. انخفض عدم الحضور. قضى المالك وقتًا أقل في إصلاح الثغرات في الجدول. التغيير لم يكن بصوت عال. لقد كان عملياً. تم تشغيل العمل مع احتكاك أقل. هذا هو الجزء الذي يفتقده الناس. تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما تناسب الأعمال كما هي اليوم. أنا لا أطارد الأدوات اللامعة. أبحث عن خطوات قابلة للتكرار، ومحفزات واضحة، وعمليات تسليم سهلة. أبقي الإعداد بسيطًا بدرجة كافية بحيث يمكن للفريق الوثوق به. إذا كان من الصعب فهم سير العمل، فسوف يتجنبه الناس. إذا كان يبدو طبيعيا، يستخدمونه. قاعدتي هي: ابدأ صغيرًا، وقم بقياس النتيجة، ثم ابدأ من هناك. سير عمل واحد يمكن أن يوفر بضع ساعات. يمكن لعدد قليل من مسارات العمل تغيير طريقة عمل الفريق بأكمله. وعلى مدى عام، يمكن أن تتحول تلك الساعات إلى مدخرات حقيقية. بالنسبة لبعض الشركات، يمكن أن يكون هذا قريبًا من نوع العدد الذي يتحدث عنه الأشخاص في ادعاءات تسويقية قوية. بالنسبة للآخرين، قد تظهر القيمة في أوقات استجابة أسرع وأخطاء أقل ونمو أكثر ثباتًا. أنا أثق في الأتمتة لأنها تعيد لي السيطرة. أقضي وقتًا أقل في العمل الذي يمكن للآلات التعامل معه. أقضي المزيد من الوقت في المكالمات والاستراتيجية وخدمة العملاء. يشعر فريقي بضغط أقل. يصبح عملي أسهل في الإدارة. هذا هو الفوز الحقيقي. إذا كان يومك مليئًا بالمهام المتكررة، فلن أنتظر. سألقي نظرة على الاختناقات، وأختار عملية واحدة، وأقوم بتشغيلها تلقائيًا بشكل جيد. الهدف ليس القيام بالمزيد من العمل. الهدف هو الاحتفاظ بالمزيد مما تكسبه بالفعل. اتصل بنا على هوانغ بن: 874597408@qq.com/WhatsApp +8615068222922.

ميلر، أ. (2023) أتمتة سير العمل للفرق المتنامية جونسون، ر. (2022) تقليل المهام اليدوية في المبيعات والعمليات براون، ت. (2024) توفير الوقت والتكلفة من خلال أتمتة عمليات الأعمال ديفيس، إل. (2021) تحسين استجابة العملاء المتوقعين وإعداد التقارير باستخدام الأنظمة الآلية ويلسون، ب. (2023) استراتيجيات الأتمتة العملية لشركات الخدمات الصغيرة